Deze paragraaf beschrijft hoe we invulling geven aan de bedrijfsvoering van onze organisatie. Een goede bedrijfsvoering is een basisvoorwaarde om de doelstellingen voor de gemeentelijke organisatie te behalen. In de programma’s is vooral beschreven Wat we willen bereiken en Wat we daarvoor gaan doen. In deze paragraaf geven we vooral aan Hoe we de dingen gaan doen en waarom we dat zo doen.
In 2018 is met input van medewerkers en managers een organisatievisie ontwikkeld. Die is ontstaan in gesprekken en vervolgens in meerdere slagen tot een visietekst gemaakt.

Deze organisatievisie geeft richting aan hoe er wordt gewerkt binnen de ambtelijke organisatie, in het primaire proces maar ook hoe bedrijfsvoering hier aan ondersteunend is. Dat betekent ook doorontwikkelen van de bedrijfsvoering. Met als verder weg liggend doel echt van buiten naar binnen werken aan een buurtgericht, duurzaam, veilig en levendig Hilversum. En waar medewerkers en managers met plezier werken en trots halen uit de bijdragen die zij direct of indirect leveren aan Hilversum.
Het vervolg van deze paragraaf bestaat uit twee delen. Eerst worden beleidsmatige onderdelen genoemd vanuit de BBV: Personeel (HRM), Informatievoorziening en informatiebeheer, organisatie-ontwikkeling, interne beheersing, gemeentelijke samenwerking, Financiën, Communicatie en Huisvesting & facilitair

Vanaf paragraaf 8 geven we de cijfermatige informatie die de financiële verordening van onze gemeente voorschrijft:
1. de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;
2. de kosten van inhuur derden;
3. de kosten van huisvesting en automatisering;
4. de budgetten voor de raad, de griffie, de rekenkamer en de accountant

Medewerkers zijn het kapitaal van de organisatie en investeren in mensen is de manier om de organisatie verder te professionaliseren. Naast de reguliere inzet van ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden hebben in 2019 alle medewerkers, leidinggevenden en het college de training Morele Oordeelsvorming gevolgd. Aanleiding voor deze opleiding is de in 2018 vastgestelde vernieuwde gedragscode voor ambtenaren. Feitelijk is het training in het omgaan met dilemma’s. Er wordt geoefend met een methode die helpt het morele kompas aan te scherpen en dilemma’s bespreekbaar te maken om zo tot een afgewogen keuze te komen. Een hulpmiddel om de twee-benige werkwijze handen en voeten te geven.
Op 1 januari 2020 treedt de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) in werking. Het private arbeidsrecht wordt van toepassing op de arbeidsverhouding tussen de ambtenaar en zijn werkgever. Van alle overheden en dus ook de gemeente Hilversum wordt als werkgever verwacht dat op personeelsgebied de interne regelingen en procedures hierop worden aangepast. De voorbereidingen hiervoor zijn gestart. In 2019 zal dit verder vorm krijgen door bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van een personeelshandboek, communicatie naar alle betrokkenen en het opleiden van de medewerkers die verder uitvoering moeten geven aan de gewijzigde wet en regelgeving.
De gemeente heeft als werkgever een verplichting om bij te dragen aan de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. In 2017 hanteerden wij als norm het plaatsen van tenminste 2 medewerkers vanuit het doelgroepenregister. Deze norm is, met het plaatsen van 4 medewerkers in 2017, ruim gehaald. Voor 2018 hanteren wij een norm van 10 medewerkers. Hiermee voldoen we aan het uitbreiden van het aantal garantiebanen. Vanuit de Wet Banenafspraak is voor een gemeente met de omvang van de gemeente Hilversum de richtlijn om in 2019 18 medewerkers vanuit het doelgroepenregister te plaatsen. Onze ervaring over de periode 2017-2018 leert ons dat de plaatsing en begeleiding veel aandacht en tijd vraagt. Begeleiding in het werk, begeleiding om uitval te voorkomen. Als het aantal plaatsingen meer wordt vraagt dit dus ook meer begeleiding.
Het ziekteverzuim in de ambtelijke organisatie bedroeg in 2017 4,4%, onder onze norm van 5,0% en ruim onder het gemiddelde van alle Nederlandse gemeenten (5,4%). Echter, terwijl het landelijk gemiddelde is gedaald ten opzichte van 2016 (-0,2 procentpunt), is het bij Hilversum gestegen (+0,6 procentpunt). Het ziekteverzuimpercentage wordt bepaald door verschillende factoren, waarvan sommige op korte termijn te beïnvloeden zijn (bijvoorbeeld werkdruk verminderen door inhuur van externen en het lean er maken van bedrijfsprocessen), sommige op langere termijn (verjonging van het personeelsbestand) en sommige niet (verzuim door de jaarlijkse griepepidemieën). Voor 2019 houden we vast aan de norm van 5,0%.

De informatiesamenleving ontwikkelt zich razendsnel. Belangrijkste kracht hierin is de zich snel ontwikkelende informatie- en communicatietechnologie (ICT). Ook Hilversum ontwikkelt zich tot een data-gedreven, data genererende, data (her)gebruikende en data-publicerende organisatie. Die data kan onder strikte condities van privacy en Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) met de partners in de stad en in de keten worden uitgewisseld en verrijkt. Ontwikkelingen als de Virtuele Stad (een publieke dataplatform met gegevens van zowel de gemeente als andere organisaties en instellingen, en de mogelijkheid om die gegevens te combineren), en de smart city (informatietechnologie en het ‘internet der dingen’ gebruiken om de stad te beheren en te besturen) gaan in hoog tempo door. De gemeente wil voor haar beleid steeds meer gebruik maken van slim gegenereerde gegevens over de buitenwereld, zoals sensordata. Deze ontwikkelingen maken dat steeds hogere eisen worden gesteld aan de in de gemeente aanwezige informatiesystemen en de samenhang daartussen. Om een goede gesprekspartner te kunnen zijn van ontwikkelaars van producten die data omzetten naar informatie, maar ook ten behoeve van de doorontwikkeling van de e-dienstverlening en andere publieksdiensten, zal de gemeente de komende jaren moeten investeren in know how, het eigen hardware platform en de ontwikkeling van standaarden (‘centrale datastrategie’). De toenemende data vraag en IT complexiteit maakt het nodig dat er een betrouwbare automatisering is om continuïteit van de bedrijfsvoering (geen uitval van systemen) te waarborgen. Daarbij zijn moderne technische condities (hardware, rechten en koppelingen) nodig zodat de data veilig en bedrijfszeker wordt opgeslagen en dat het bestuur en organisatie in staat stelt om als keten zo efficiënt, flexibel en effectief te werken. Dit leidt tot lagere kosten en betere dienstverlening aan de burger. Er is een kwalitatieve sprong nodig van ‘componentgerichte’ investeringen naar een hyperconverged infrastructure. Kortgezegd komt dit er op neer dat we straks niet meer een systeem hebben voor telefonie, een systeem voor het draaien van applicaties, een systeem voor gegevensopslag, enzovoort. Deze bestaande componentenstructuur brengt steeds meer problemen met zich mee, zoals kwaliteitsverschillen, technisch onderhoud/expertise en personele inzet. Daarnaast is in 2020 een groot deel van de nu draaiende systemen “end of life and support”.  Om een moderne datagedreven organisatie te willen zijn, zetten we in 2020 de stap naar een integraal hardwaresysteem waarin functies als telefonie, data-opslag, enzovoort, in één totaaloplossing worden aangeboden en de datatransitie aan kan. Om de stap in 2020 te kunnen zetten, is het nodig de oorspronkelijk geplande investeringen over de periode 2019-2021 te herschikken (concentratie in 2020) en te verhogen van € 865.000 naar € 1,5 miljoen (zie het Investeringsprogramma in deze begroting).  Met ICT investeringen en innovaties wordt ook  samengewerkt met Gooise Meren en met partners in de stad (zie 5.5.4, onder 'Gemeentelijke samenwerking').
Eind 2018 start de gemeente een aanbesteding voor een nieuw personeelsinformatiesysteem. Hierbij wordt niet alleen aandacht besteed aan informatievoorziening, maar ook aan de andere bedrijfsvoering aspecten, met name de procesinrichting (zie 5.5.4, onder 'Interne beheersing'). Daarbij is er speciale aandacht voor lean , agile en papierloos werken.

Organisatieontwikkeling
De visie “Twee-benigheid: Verbonden en goed geregeld” die samen met management en medewerkers is ontwikkeld, wordt steeds meer geladen in de praktijk. Wij zetten met de organisatie-ontwikkeling in op het internaliseren van deze visie en daarmee op het duurzaam ontwikkelen van de ambtelijke organisatie. Hier wordt in een plan van aanpak verder vorm en inhoud aan gegeven. Concrete mijlpalen zijn onder andere managementbijeenkomsten (2-3 per jaar) waar organisatie-brede ontwikkelingen aan bod komen en er gezamenlijk wordt gebouwd aan onze aanpak en werkwijze. Daarnaast worden er zeepkistsessies voor medewerkers gehouden en wordt het management gefaciliteerd om de gewenste ontwikkeling ook met de teams op te pakken. De doorontwikkeling van de organisatie is gestoeld op veranderprincipes waarbij eigenaarschap en leren vanuit de praktijk rode draden zijn. Er wordt gemonitord welke experimenten, nieuwe werkwijzen en pilots effectief zijn om de beoogde resultaten te behalen, het lerend vermogen te vergroten en elkaar te inspireren. Ontwikkelingen vanuit bijvoorbeeld de implementatie van de Omgevingswet, het steeds meer buurtgericht werken en de verschuiving in het sociaal domein van zorg naar welzijn zijn feitelijk de aanjagers om ons werk twee-benig op te pakken, “verbonden” met de inwoners en “goed geregeld” vanuit het publiek belang.

Interne beheersing
‘Goed geregeld’ betekent onder meer dat de gemeente Hilversum de interne beheersing op orde heeft. Dat wordt steeds belangrijker, door de toenemende maatschappelijke behoefte aan transparantie, zorgvuldigheid in besluitvorming, en bescherming van privacy, en de zich steeds sneller ontwikkelende hacktechnieken die de veiligheid van onze informatie bedreigen. De stijgende eisen worden geborgd in wetgeving, zoals aanpassingen van het BBV (financiële control) en de introductie van de AVG (informatiebeveiliging en privacy).
Om de grip op onze besluitvormingsprocessen, financiële processen, en andere bedrijfsprocessen te verstevigen, maken we gebruik van de web-based applicatie Key Control Dashboard. Hierin is met ingang van 2019 voor de belangrijkste processen vastgelegd welke controles er dienen plaats te vinden.
Op het gebied van informatieveiligheid en privacy wordt in 2019 de lijn van 2017 en 2018 voortgezet. We zijn goed op weg om ons te kunnen houden aan de uiteindelijke 300 normen van de Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG) en aan de aangescherpte vereisten op het gebied van privacy onder de AVG. Het toezicht vindt plaats volgens de verplichte ENSIA-systematiek en wordt uitgeoefend door een Functionaris Gegevensbescherming en een privacy en security officer . Eventuele incidenten worden geregistreerd en er wordt beoordeeld of en hoe herhaling kan worden voorkomen. Het bewustzijn onder de medewerkers wordt op niveau gehouden met workshops en mystery guests .

Gemeentelijke samenwerking
De provincie Noord-Holland wil de bestuurskracht in de regio versterken. Op het moment dat deze begroting geschreven wordt (zomer 2018), bereidt de provincie een herindelingsontwerp voor. Ten aanzien van Hilversum richten zij zich op een fusie met Wijdemeren, als tussenstap naar één gemeente voor de Gooi en Vechtstreek. De lopende (ARHI)procedure is met een half jaar verlengd door de provincie. De provincie ziet 1 januari 2021 als eerst haalbare fusiedatum.
In 2017 zijn we met Gooise Meren gaan samenwerken op ICT-gebied. Bij de samenwerking staan twee doelen centraal: (1) betere borging van de continuïteit (‘goed geregeld’) en daardoor betere dienstverlening aan de burgers (‘verbonden’), en (2) kostenbesparing. We zijn in 2017 begonnen met een gezamenlijke frontoffice (servicedesk en werkplekbeheer). In 2018 onderzoeken we ook welke andere mogelijkheden voor samenwerking er nog zijn. Bij aanbestedingen voor hardware en software trekken we steeds meer gezamenlijk op en hanteren waar mogelijk dezelfde standaarden. Ook wisselen we steeds meer kennis uit.

Samenwerken in netwerken en met externe partners
De gemeente zet zowel bestuurlijk als ambtelijk in op een actieve bijdrage in netwerken, met een duidelijke ‘brengen’ en ‘halen’ structuur. We investeren en maken gebruik van deze investering ten behoeve van de samenleving. Daarbij versterken de netwerken onze eigen regio en kunnen we gezamenlijk optrekken naar provincie, Rijk en Europa. We maken deel uit van de Metropool regio Amsterdam (MRA), de Economic Board Utrecht (EBU) en zijn recent toegetreden tot het netwerk van de G40 van middelgrote gemeenten.
Het G40-stedennetwerk is het netwerk van 40 (middel)grote steden in ons land, die elkaar vinden in de stedelijke vraagstukken waar de leden van het netwerk voor staan. Het belangrijkste doel van het G40-stedennetwerk is het behartigen van de gezamenlijke belangen van de G40-steden op diverse beleidsterreinen richting kabinet, Eerste en Tweede Kamer en ministeries.
De verschillende beleidsterreinen zijn binnen het netwerk ondergebracht in drie pijlers; de Sociale Pijler, de Pijler Economie en Werk en de Fysieke Pijler. Iedere pijler heeft een werkprogramma.
Daarnaast heeft het G40-stedennetwerk ook een belangrijke rol waar het gaat om kennisuitwisseling. Het netwerk biedt een breed platform voor kennisuitwisseling tussen de steden onderling zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau en geeft ruimte aan kennisdeling met partners op de diverse beleidsterreinen van het netwerk.
Het stedennetwerk zoekt zowel in de belangenbehartiging als in de kennisuitwisseling samenwerking met andere partijen, zoals de VNG, de G4, het IPO en Platform31.

De actualisatie van de formele kant van het financiële beleid, in juli 2017 ingezet met de vaststelling van een nieuwe financiële verordening, wordt in 2018 afgerond met het vaststellen van het
financiële uitvoeringsbeleid (door het college) en de concernbrede ambtelijke afspraken (vast te stellen door de gemeentesecretaris). De implementatie loopt door in 2019, want het nieuwe beleid vereist een andere manier van denken en handelen van raad, college en ambtelijk apparaat. In 2019 zal, na de totstandkoming van de jaarstukken 2018, het financiële beleid worden geëvalueerd met de raad. De centrale vraag daarbij zal zijn, of de raad het gevoel heeft financieel voldoende aan het stuur te zitten, en wat daarvoor eventueel nog nodig is.

Hoogwaardige externe communicatie is cruciaal voor onze verbondenheid met individuele inwoners en samenleving. In 2019 zal de ontwikkeling die in 2018 is ingezet op het gebied van interne en externe communicatie, worden voortgezet.
Externe communicatie is veelomvattend: van het afhandelen van klachten tot het gebruik van social media . Begin 2018 heeft het college een nieuwe klachtenprocedure vastgesteld, gebaseerd op de visie van de Nationale Ombudsman. Deze procedure vereist een andere manier van denken en handelen van medewerkers die klachten afhandelen. Die verandering kost tijd; daarom zal hier in 2019 nog veel aandacht aan worden gegeven. Nog fundamenteler is het voorkomen van klachten en het bevorderen van de tevredenheid van inwoners over hun bejegening.

Goede communicatie draagt bij aan het ophalen van wat er leeft in de samenleving (buitenwereld naar binnen brengen) en het betrekken van inwoners bij de gemeente. We willen als gemeente steeds meer (gespreks)partner zijn voor inwoners, ondernemers en instellingen en horen wat er speelt in de directe leefomgeving van mensen. We gaan de dialoog aan en werken samen waar dat kan. Daarnaast monitoren we onder meer via sociale media wat er leeft in de samenleving en spelen daar waar nodig op in.

Hilversum kent sinds jaar en dag een sober en doelmatig huisvestingsbeleid. Bij onze ambities past duurzame huisvesting, met efficiënt gebruik van ruimte en middelen en een gezonde werkomgeving. Vanuit werkgeversperspectief is het ook van belang huisvesting te bieden die bijdraagt aan samenwerking en flexibiliteit. Op dit moment heeft de gemeente vier belangrijke locaties voor zowel dienstverlening aan burgers als werkplekken voor ambtenaren en bestuur. Deze huisvesting voldoet niet aan de duurzaamheidsambities van het college. Er is behoefte aan een visie op de huisvesting. Waar nodig zullen arbo-eisen en duurzaamheidseisen als leidraad voor de ontwikkeling worden genomen.

Ad 1. De toename in de ambtelijke organisatie onder de gemeentesecretaris bestaat voornamelijk (29 fte) uit de omzetting van een deel van het WINST-budget naar (tijdelijke) fte’s. De overige 8 fte betreft versterkingen bij de buurtcoördinatoren, openbare orde & veiligheid, business control, HRM en informatievoorziening.
Ad 2. De toename bij het college wordt veroorzaakt door de uitbreiding van het aantal wethouders per 11 juli 2018.
Ad 3. Deze toename betreft een formatie-uitbreiding bij de griffie, die al in 2017 is ingegaan.

Ad 1. Op deze regel ziet u de begrote personeelskosten van de ambtelijke organisatie die het college ondersteunt. Deze kosten worden via een verdeelsleutel verdeeld over de taakvelden. Ten behoeve van de financiële sturing worden deze personeelskosten echter als één budget behandeld. Zoals met uw raad is afgesproken in de financiële verordening, lichten wij u in middels een raadsinformatiebrief (of een voorstel tot wijziging van de begroting) als we op een budget een over- of onderschrijding van € 250.000 of meer verwachten. Voor de personeelskosten van de ambtelijke organisatie betekent dit, dat wij u inlichten als we verwachten dat die onder de € 50.650.000 of boven de € 51.150.000 gaan uitkomen. Ook in de jaarstukken 2019 zal over de personeelskosten van het apparaat in zijn geheel verantwoording worden afgelegd. Waar nodig zal hiervoor vanuit de programmaverantwoording verwezen worden naar de paragraaf bedrijfsvoering.
De kosten van ingehuurd personeel (€ 2 mln) betreffen niet de totale inhuurkosten die te verwachten zijn in 2019, maar alleen de kosten die zijn geraamd op de hulpkostenplaats. Dit zijn tijdelijke budgetten voor de uitbreiding van personeel ten behoeve van werkzaamheden die naar hun aard structureel zijn, maar qua omvang fluctueren, zoals het verstrekken van uitkeringen en Wmo-indicaties. De kosten van inhuur van personeel ten behoeve van incidentele werkzaamheden, zoals projecten, worden direct op de taakvelden geraamd en verantwoord (zie onder '10. Kosten ingehuurd personeel').
De kosten van voormalig personeel betreffen voornamelijk WW-lasten.
Ad 2. De kosten van voormalig personeel betreffen wachtgelden voor voormalige wethouders.

In deze tabel ziet de u de kosten van het inhuren van personeel, voor zover daar bij het maken van de begroting al aparte budgetten voor zijn aangemaakt . We vermelden deze cijfers omdat we gedurende het begrotingsjaar en in de jaarstukken 2019 verantwoording afleggen over de werkelijk gemaakte inhuurkosten, en het BBV voorschrijft: ‘rekening volgt begroting’ . Op begrotingsbasis zeggen de cijfers echter weinig ; ze zijn geen goede voorspeller van de werkelijk te verwachten kosten van inhuur. We kunnen er van uitgaan dat de inhuurkosten in de realisatie veel hoger zullen zijn dan de hierboven aangegeven cijfers. Dit impliceert niet dat de inhuur ook tot overschrijdingen zal leiden. Het uitgangspunt is en blijft dat er alleen wordt ingehuurd als er voldoende budget is – zij het inhuurbudget, salarisbudget of materieel budget.
Toelichting bij de referenties:
Ad 1. Op grond van het BBV zijn wij verplicht in de begroting en jaarstukken een indicator te publiceren met betrekking tot de inhuurkosten. De voorgeschreven berekening is: de totale inhuurkosten, gedeeld door de som van de totale inhuurkosten en de kosten van het eigen personeel. Deze indicator wordt dus anders berekend dan onze eigen richtlijn – zie de tabel hieronder.
Ad 2. Het college houdt de in 2015 afgesproken richtlijn van 10% aan. In deze richtlijn zijn de inhuurkosten verdisconteerd ten behoeve van de bedrijfsvoering (moeilijk vervulbare vacatures, payroll in proefperiode, vervanging zieken) en de inhuur ten behoeve van programma’s en projecten, maar niet de inhuur in het kader van WINST en werk voor derden (vergelijk de collegebrief van 4 juni 2018). Hierdoor is de rekenkundige teller anders dan bij de verplichte BBV-indicator. Ook de noemer is anders waardoor de verhoudingsgetallen volstrekt verschillende uitkomsten geven. De tabel hier onder legt de rekenkundige verschillen tussen de BBV-indicator en de 10%-richtlijn uit.

De huisvestingskosten bestaan voor ongeveer de helft uit kapitaallasten (afschrijving en rente) van de eigen panden (raadhuis, stadskantoor, kantoorvilla Oude Enghweg 21, gemeentewerf) en van een investering in het gehuurde pand op de Wilhelminastraat. De andere helft betreffen onderhoudslasten van de eigen panden, de huur van de Wilhelminastraat, en kosten van energie, belastingen (OZB, rioolheffing e.d.) en verzekeringen.
De ICT-kosten bestaan uit kapitaallasten, onderhoudskosten, licentiekosten, de kosten van aanschaf en vervanging van kantoorhardware (clientcomputers, monitors, toetsenborden e.d.), e-dienstverlening en de personeelskosten.

In dit overzicht ziet u de kosten van de raad en de ondersteuning van de raad. De kosten van de griffie betreffen zowel de personeelslasten als het materiële budget. De kosten van de rekenkamer betreffen zowel de personeelslasten als het onderzoeksbudget.